Cette partie a pour objectif d’adresser de façon très concrète et précise les volets respectivement administratifs, juridiques, financiers et organisationnels, en abordant successivement les mesures à mettre en place notamment en termes de choix argumenté du statut social, formalités administratives et de protection intellectuelle, d’élaboration du Business Plan, et d’outils à développer afin de planifier et de piloter efficacement l’activité.
Notre choix s’est naturellement porté sur la Société Anonyme à Responsabilité Limitée (SARL) pour les raisons suivantes :
- le capital minimum d'une SARL est de seulement un euro depuis le 6 août 2003, tandis qu’il est de 37.000 € pour une Société Anonyme (SA) ou une Société par Actions Simplifiées (SAS) ; or notre apport est au total de 45.000 € pour les trois associés réunis mais nous aurons besoin de cette somme pour faire face à la première année de développement et pour emprunter.
- la responsabilité est limitée au montant des apports, par opposition à la Société en Nom Collectif (SNC) ou au régime de l’Entrepreneur Individuel pour lesquels elle s’étend aux biens personnels ;
- nous sommes plusieurs associés : en effet, une SARL doit avoir un minimum de deux associés, par opposition à l’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL), qui représente une SARL avec un seul associé.
Au sein d’une SARL, le capital est divisé en parts sociales égales et composé d'apports en numéraire (argent) et/ou d'apports en nature (tout bien autre qu'une somme d'argent) réalisés par les associés, pouvant représenter jusqu’à 50% du montant du capital social. Ce dernier est librement fixé par les statuts.
Nous avons qui-plus-est opté pour une SARL à capital dit « variable » du fait des avantages suivants :
- en premier lieu, le capital peut osciller entre le minimum prévu par la loi (un euro) et un maximum à fixer (et qui n'engage pas) avec l'arrivée ou le départ de nouveaux associés, sans avoir à modifier les statuts, à refaire un dépôt auprès du greffe du Tribunal, à faire paraître d'annonce légale, et donc, d'éviter tous les frais qui sont liés (la modification des statuts entraîne des droits d'enregistrement. Actuellement, le coût de ces démarches s’élève environ à 230 euros, sans compter l'annonce légale, qui coûte 130 à 150 euros.
- en second lieu, les associés sont engagés uniquement sur le montant du capital fixé et non pas sur le montant du capital maximum. La S.A.R.L est donc plus souple, sa gestion étant identique à la S.A.R.L à capital fixe classique.
Cette forme de SARL est maintenant intégrée au nouveau Code de commerce (la loi qui la régissait était celle de 1867 abrogée le 20 septembre 2000 issu de l'ordonnance n°2000-912 du 18 Septembre 2000, dont l'article concernant les sociétés à capital variable a été modifié par la loi N°2001-420 du 15 mai 2001 (J.O du 16 mai 2001). Notons que les sociétés à capital variable sont régies désormais par le Code de commerce, articles L.231-1 à L.231-8.
Au vu du choix de ce statut à capital variable, du montant de nos apports (45.000 € au total) et du fait que nous aurons besoin d’avoir recours à un emprunt afin de faire face à nos investissements - comme nous le détaillerons dans la Partie Business Plan – nous avons décidé de la stratégie suivante : apport de seulement 2.000 € lors de la création, le statut à capital variable nous aménageant la possibilité d’augmenter ce capital à tout moment dans la souplesse la plus grande, et ce montant réduit nous laissant au démarrage une somme de 43.000 €, nous permettant de demander un l’emprunt nécessaire de 160.000 € (comme nous le détaillerons plus loin), un pré-requis étant de posséder plus de 25% du montant emprunté.
Nous avons effectué des recherches sur internet et constaté qu’il était possible d’y acheter des packs contenant tous les actes pour la création, l'immatriculation d'entreprise, mais aussi l'approbation des comptes, le transfert de siège social et les cessions de parts des SARL (Statuts, guide des formalités, procès verbaux, assemblées général), ainsi que des modèles permettant au gérant de rédiger le texte de la publicité légale obligatoire qui doit paraître dans un journal d’annonces légales après la signature des statuts et la tenue de l’assemblée - cette publicité représentant une formalité obligatoire pour immatriculer la SARL.
PACKS DE CREATION DE SARL
Cliquer sur le tableau pour l'agrandir
Nous nous sommes au final adressés auprès d’un Centre de formalités des entreprises (CFE), lesquels ont pour objectif de simplifier les formalités de création en centralisant les pièces du dossier de création d’entreprise et en les transmettant, après avoir effectué un contrôle formel, auprès des différents organismes et administrations intéressés par la création de l'entreprise : l'Insee, qui inscrit l'entreprise au Répertoire national des entreprises (RNE) et lui attribue un numéro SIREN, un numéro SIRET et un code d'activité (code APE) ; les services fiscaux ; les organismes sociaux (URSSAF) ; le Greffe du tribunal de commerce, si l'activité est commerciale ou s'il s'agit d'une société. Le greffier du tribunal adressera par la suite à l'entreprise, un document attestant de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS), nommé "extrait K" pour les entreprises individuelles et "extrait Kbis" pour les sociétés ; les caisses sociales concernant les salariés ainsi que l'inspection du travail si l'activité démarre avec des salariés.
Nous avons contracté une assurance afin de garantir la responsabilité professionnelle de l'entreprise, en nous renseignant auprès de la Fédération française des sociétés d'assurance (FFSA).
Enfin nous avons procédé à l'adhésion à une caisse de retraite de salariés en respectant l’obligation d’effectuer cette démarche dans les trois mois de l’immatriculation.
Afin de garantir notre propriété intellectuelle sur notre logo et notre nom, nous les déposerons la marque à l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) au moyen d’une enveloppe Soleau, et nous effectuerons une réservation de nom de domaine auprès de l'AFNIC concernant notre futur site internet.
- En matière de jeux vidéo
D'après toutes les conditions générales d'utilisation que l'on peut lire à la fin de l’installation d’un jeu vidéo PC, l’utilisation dans un but commercial est strictement interdite par l’éditeur. Donc en théorie tous les cybercafés mettant à la disposition de leurs clients des jeux vidéo sont susceptibles de se voir assigné en justice un jour ou l’autre par l’un des éditeurs de jeux vidéo.
La solution consisterait à rémunérer es éditeurs selon le temps que leurs jeux sont utilisés par les clients des milliers de cybercafés à travers le monde.
Toutefois, à l’heure actuelle, le statut juridique des Jeux Vidéo demeure incertain et ils ne sont pas visés expressément par les articles de loi .
- En matière de musique
La propriété intellectuelle des œuvres musicales est pour sa part mieux protégée : c’est la raison pour laquelle, dans la mesure où nous diffuserons de la musique dans notre local, nous serons tenus de verser une redevance à la SACEM, organisme traitant de tout ce qui concerne la déclaration, la protection et la gestion d'oeuvres musicales.
1) Nous aurons déjà trouvé notre local (dont le Plan figure en Annexe 1, avec l'ensemble du mobilier) et signé le bail, ainsi que le Contrat d’Assurance Multirisques du local.
2) Il nous faudra effectuer les travaux de rafraîchissement des peintures et de mise aux normes de l’électricité, puis l’aménager.
3) Avant d’y entreposer le parc informatique que nous aurons acquis, nous prendrons soin d’équiper le local d’un rideau de fer, d’un système de vidéosurveillance et d’alarme, et de signer un contrat de télésurveillance.
4) Nous finaliserons le recrutement des deux collaborateurs et nous choisirons nos prestataires – comme nous l’avons évoqué dans la Deuxième Partie, au chapitre « Moyens matériels ».
5) Enfin, nous établirons nos documents commerciaux (cartes de visite, factures…) mais surtout nous mettrons en place nos documents comptables et des outils efficaces de planification et de pilotage.
Rappelons en préambule la définition d’une franchise : il s’agit d’un accord commercial et juridique par lequel une entreprise appelée le franchiseur s'engage à fournir à une seconde entreprise, dite franchisée, un savoir-faire, une formation et une assistance permanente en contre partie d'une rémunération.
Nos recherches nous ont montré qu’il existait des franchises dans le secteur des Cybercafés, par exemple pour le groupe ATLANTEAM, première enseigne de franchise sur le secteur des jeux en réseau en France.
Nous avons décidé de ne pas souscrire à une franchise, car :
_notre avantage concurrentiel réside principalement dans notre concept fédérateur et notre politique dynamique de communication et d’événementiel : en tant que franchisé, nous disposerions de moins de marge de latitude pour décider des orientations stratégiques de notre société, notamment en termes de concept, de positionnement et d’image, la stratégie étant déterminée par le franchiseur de façon homogènes pour tous ses franchisés ;
_nous souhaitons éviter d’avoir à verser des redevances, qui viendront en déductions de nos bénéfices ;
_comme indiqué en première partie, notre objectif à long terme est d'ouvrir de nouveaux établissements selon la même stratégie marketing mix, et de créer nous-mêmes une chaîne de franchises.
